.png)
Damit Teammeetings interaktiver werden und somit den größten Benefit für alle Beteiligten bieten, haben wir 10 Tipps für euch zusammengestellt – für Online- und Live-Meetings.
Alle Mikros auf stumm, die Kamerabilder bleiben schwarz. Wenn Teammeetings so starten, ist schnell klar: Das wird eine langwierige Online-Session mit wenig bis gar keiner Beteiligung der Teilnehmer*innen. Äquivalent dazu sitzen in einem wenig aussichtsreichen Live-Meeting die Teilnehmer*innen mit verschränkten Armen tief in ihren Stühlen versunken oder spielen gedankenverloren mit ihren Kugelschreibern statt sich an der Besprechung zu beteiligen.
Diese Szenarien bedeuten für alle nicht nur gähnende Langeweile. Auch die Inhalte werden kaum in den Köpfen ankommen, geschweige denn hängen bleiben. Denn schon in der Schule haben wir gelernt: Wer sich aktiv beteiligt, nimmt den meisten Input für sich mit.
Damit Teammeetings interaktiver werden und somit den größten Benefit für alle Beteiligten bieten, haben wir 10 Tipps für euch zusammengestellt – für Online- und Live-Meetings.
Nicht nur beim Onboarding neuer Team-Mitglieder (hier kann man auf eine Unterseite zum Thema Onboarding verlinken) gilt: Der erste Eindruck zählt. Entsprechend ist die Atmosphäre der ersten Minute sehr entscheidend für den weiteren Verlauf des Teammeetings. Startet ihr damit, was gerade alles schiefläuft und wo es Ärger gibt, wird die Stimmung im Laufe des Meetings kaum mehr zu heben sein.
Mit einer „Positivrunde“ startet ihr das Teammeeting jedoch sofort interaktiv und mit guter Laune. Hierfür kannst du zu Beginn eine Frage in die Runde stellen, die die Teilnehmer*innen nacheinander beantworten. Dafür stehen jedem*r genau 30 Sekunden zur Verfügung.
Das sind gute Einstiegsfragen für die Positivrunde:
•Welche Aufgabe hast du gerade erledigt, auf die du richtig stolz bist?
•Welcher der anwesenden Personen möchtest du danken und wofür?
•Worauf freust du dich in der kommenden Woche?
•Welcher Joke hat dich zuletzt so richtig zum Lachen gebracht?
Ist es dir aufgefallen? Richtig, nicht alle Fragen sind rein beruflich oder müssen zwingend im Business-Kontext beantwortet werden. Ein wenig Privates zu teilen, bringt das Eis zu Beginn noch schneller zum Schmelzen.
Gerade bei Teammeetings mit hoher Teilnehmerzahl kann es manchmal schwer sein, das „Redezepter“ zu ergattern. Gleichzeitig sollen die Teilnehmer*innen animiert werden, sich aktiv an Diskussionen zu beteiligen. Damit das Teammeeting weder im Chaos noch in bedrückendem Schweigen versandet, eignen sich die 8 Statement Cards hervorragend, um Gespräche auch nonverbal am Laufen zu halten. Bei Abstimmungen helfen die „Ja“- und „Nein“-Karten. Wer den Redebeitrag eines Kollegen loben möchte, stellt die Karte „Toller Input!“ oder „Applaus Applaus!“ auf. Auch wer mal kurz verschwinden muss, muss den laufenden Vortrag nicht unterbrechen. Die entsprechende Statement Card wird in den dazugehörigen Aufsteller geklemmt, vor die Kamera oder auf den Tisch gestellt und alle sind informiert.
Hier geht es zu den Statement Cards für interaktivere Teammeetings.
Hast du schon mal die Stunden gezählt, die du täglich im Sitzen verbringst? Es ist ja häufig nicht nur die Zeit vor dem Bildschirm, auch nach Feierabend sitzen wir gern auf dem Sofa, im Restaurant oder in der Kneipe. Gesund ist das nicht – das wissen wir schon. Aber es ist zudem nicht sonderlich förderlich für die Konzentration. Wer steht, denkt besser! Das könnt ihr auch für euer nächstes Teammeeting nutzen und aus der „Sitzung“ eine „Stehung“ machen.
Wir konnten selbst schon oft beobachten, dass Teammeetings dynamischer und produktiver verlaufen, wenn wir dabei stehen. Das weckt nämlich nicht nur Körper und Geist auf, sondern sorgt auch dafür, dass wir schneller zum Ziel kommen – und uns endlich wieder setzen dürfen.
Die Beteiligung des Teams sinkt umso stärker, je länger und detailfokussierter das Teammeeting wird. Geht es minutenlang nur darum, ob die Kaffeemaschine links oder rechts neben der Mikrowelle stehen soll, schalten die Teilnehmer*innen nach und nach ab.
Anstatt alles bis ins kleinste Detail zu diskutieren, sollte das Ziel ein guter Zwischenstand sein. Eine einfache Frage hilft dabei, den Fokus auf das Wesentliche nicht zu verlieren: „Good Enough, Move On?“ Ist sich die Mehrheit darüber einig, dass das bisherige Ergebnis für den Moment ausreicht, geht es zum nächsten Agenda-Punkt des Teammeetings über. Das sogenannte GEMO-Prinzip spart daher unheimlich viel Zeit. Zudem fördert es die Konzentration, indem sich immer nur so lange an einem Thema aufgehalten wird, bis das Wichtigste geklärt ist.
Damit folgt das GEMO-Prinzip dem Pareto-Prinzip. Dieses besagt, dass 20 % der Zeit oftmals 80 % des gewünschten Ertrags bringen. Die letzten 20 %, die es bis zum Ziel noch braucht, fressen damit ganze 80 % der benötigten Gesamtzeit! Um also schnell Ergebnisse zu erzielen und damit die Teilnehmer*innen vor dem Einschlafen zu retten, lohnt sich die Frage: „Ist das genug, können wir weitermachen?“
Auch mit dem Aufmerksamkeits-Bingo erhöhst du die Konzentration während des Teammeetings. Zudem kommt hier noch ein besonderer Spaßfaktor hinzu. Denn diese originelle Variante des klassischen Bingospiels ist eine schöne Beschäftigungsmöglichkeit für öde Teammeetings.
Wir alle kennen die üblichen Phrasen, die vor allem in keinem Online-Meeting fehlen: „Könnt ihr mich hören?“, „Eigentlich müsste es jetzt funktionieren“ oder „Bei mir lädt es grade noch“.
Jede*r Teilnehmer*in bekommt vor dem Teammeeting ein Bogen des Aufmerksamkeits-Bingos. Immer wenn eine Phrase gefallen ist, wird sie durchgestrichen. Wer zuerst alle Kästen auf seinem Bogen durchgestrichen hat, hat gewonnen. Mit den Gedanken abschweifen, mal eben Social Media checken – diese Unaufmerksamkeiten wird sich keiner mehr leisten wollen.
Die Moderation eines Teammeetings kann zum einen ein Ausufern in endlose Diskussionen verhindern. Zum anderen kann sie dazu motivieren, dass sich jede*r an der Besprechung beteiligt. Als Moderator*in kannst dich der Aufgabe verschreiben, das GEMO-Prinzip (siehe Tipp 4) einzuhalten. Aber es gibt noch viele weitere Aufgaben, die Moderator*innen erfüllen müssen: neue oder externe Teilnehmer*innen vorstellen, Agenda präsentieren, Präsentationen teilen, Chat beobachten, Technikprobleme lösen, Zeit im Blick behalten usw.
Damit dir das nicht über den Kopf wächst, empfiehlt sich eine Co-Moderation. Diese Rolle könnte von Meeting zu Meeting neu vergeben werden. Im Idealfall sprecht ihr euch vorher ab, wer was übernimmt. So behaltet ihr den Überblick und könnt noch besser dafür sorgen, dass sich alle Teilnehmer*innen zu Wort melden und interaktiv am Meeting beteiligen können.
Pausen sind so wichtig wie die Arbeitszeit selbst. Das gilt auch für Teammeetings. Insbesondere sehr lange Besprechungen sollten zwischendurch unterbrochen werden, damit jede*r einmal Luft holen kann. Während in Teammeetings vor Ort ein Pausenraum zu lockerem Smalltalk einladen kann, braucht es bei Online-Besprechungen eine technische Lösung.
Hierfür eignen sich spezielle Pausenräume, die in das Video-Tool integriert werden. Es ist sogar möglich, sie im CI-Design des Unternehmens zu branden!
Natürlich dient die Pause in erster Linie der Erholung. Ein kleiner Plausch unter Kolleg*innen und der Austausch vom neuesten Klatsch und Tratsch stärken das Team-Feeling. Pausenräume können aber auch für Aufgaben in kleineren Gruppen genutzt werden. So könnten die Kolleg*innen gemeinsam das bisherige Teammeeting reflektieren und Fragen notieren oder kleine Aufgaben bearbeiten, die später in großer Runde zusammengetragen werden.
Gemeinsames Essen verbindet. Wenn es mal etwas anderes als die trockenen Kekse in der Tischmitte sein soll oder die Teammitglieder im Home-Office vor den Bildschirm sitzen, sind die Online Event Boxen die perfekte Lösung. Mit leckeren und gesunden Snacks, trendigen Drinks und auf Wunsch witzigen oder praktischen Gimmicks schaffst du eine lockere Atmosphäre, die das Teammeeting interaktiv werden lässt.
Du hast dabei die Wahl: Bestelle fertig konfigurierte Boxen oder stelle deine Boxen ganz individuell zusammen. Auch ein Branding im CI-Design ist möglich.
Vorfreude ist die schönste Freude. Was wäre, wenn direkt nach dem Teammeeting ein aufregendes Teamevent auf deine Teilnehmer*innen warten würde? Wir sind uns sicher – und wissen das aus Erfahrung –, dass die Besprechung mit dieser Aussicht noch effizienter und interaktiver abläuft. Schließlich haben alle ein gemeinsames Ziel, auf das sie hinfiebern können.
So könnte dein Team im Anschluss an das Teammeeting ein lustiger Quizabend oder ein Privatkonzert von einer Live-Band erwarten. Auch interaktive Workshops wie Jonglage oder gemeinsames Malen als „TeamBILDing“ sind möglich. Lass dich inspirieren!
Das Schöne an diesen Modulen für euer Teammeeting bzw. Teamevent ist aber nicht nur, dass sie zu mehr Interaktion verleiten. Sie stärken zudem den Teamzusammenhalt und zeigen deine Wertschätzung gegenüber allen Teilnehmer*innen. Das wirst du auch beim nächsten Teammeeting noch spüren!
Das Teammeeting ist vorbei und es lief – dank unserer großartigen Tipps 😉
– ganz wunderbar. Und jetzt zurücklehnen und auf das nächste Meeting warten? Das wäre ein Fehler! Was im Vertrieb gang und gäbe ist, wird im eigenen Team leider allzu oft vergessen: das Nachfassen.
Im Idealfall bittest du deine Teammitglieder gleich nach dem Teammeeting um Feedback. Bei Online-Meetings funktioniert das z. B. über die Feedback-Umfrage, die am Bildschirm ausgefüllt wird. So kannst du künftige Teammeetings noch besser gestalten.
Damit jede*r die besprochenen To-dos und Maßnahmen auf dem Schirm behält, kannst du auch eine Aufzeichnung des Meetings versenden. In diesem Zuge kannst du dich nochmal herzlich für die Teilnahme bedanken. Das tut gut und zeigt, dass du niemanden als selbstverständlich wahrnimmst.
Besonders praktisch: Versende eine gekürzte Audiofassung des Teammeetings als Podcast. Den kann man mal schnell auf dem Weg zur Arbeit hören. Denn ganz ehrlich: Es wird sich kaum jemand eine lange Videoaufzeichnung des Teammeetings ansehen.
Hast du nach eurem Termin dafür gesorgt, dass sich die Teammitglieder gewertschätzt fühlen, werden sie beim nächsten Teammeeting mit noch mehr Elan in die Interaktion starten.
Du wünschst dir noch mehr Tipps rund um das Thema Wertschätzung, New Work …
Gib deinen Mitarbeitenden und Kund:innen die Wertschätzung, die sie verdienen!
